文書保管だけでなく処分もきちんと行おう

文書保管だけでなく処分もきちんと行おう

文書保管をきちんと行っていくことは大事ですが、同時に不要になった書類を処分していくことも必要です。
そうしないと、書類がどんどん溜まってしまい、保管場所がなくなったり、必要な書類がすぐに取り出せなくなってしまったりする可能性があります。
書類によって、重要度が違ってくると思います。
だから、書類によって何年ぐらい保管するべきなのか、期間を決めましょう。
また、処分の際には、そのままゴミ箱に捨てるというのは絶対にいけません。
重要なことが書かれている文書ですので、文面がわかるように捨ててしまうと、外部に情報が漏れてしまう可能性があります。
捨てる際には、シュレッダーで細かく刻んだり、重要な文面を黒く塗りつぶしたりして、何が書かれているのかわからないようにして捨てた方が良いと思います。
文書保管と同様に、自分で処分するとこが難しい場合には、文書を適切に処分してくれるサービスを利用した方が良いでしょう。
また、文書保管や処分に関しては、企業内でルールや意識を共有していくことも大事です。


Comments are closed here.